Política de tratamiento de datos personales

Versión 3, junio 2023

1. Responsable del Tratamiento
2. Definiciones
3. Ámbito de aplicación
4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo
4.1. Tratamiento de datos personales de padres de familia y acudientes
4.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
4.3. Tratamiento de datos personales relativos a la salud de niños, niñas y adolescentes (enfermería y alergias alimentarias)
4.4. Tratamiento de datos personales relativos a la salud (psicología)
4.5. Tratamiento de datos biométricos de niños y niñas (imágenes, fotografías y videos)
4.6. Tratamiento de datos biométricos de funcionarios del colegio.
Así mismo, El Colegio recolecta datos biométricos de mayores de edad pertenecientes a la comunidad educativa como docentes y funcionarios. En concreto, esta recolección tiene las siguientes finalidades:
4.7. Tratamiento de datos biométricos de personas externas a la comunidad educativa.
4.8. Tratamiento de notas de niños, niñas y adolescentes.
4.9. Tratamiento de datos personales de empleados y prestadores de servicios.
4.10. Tratamiento de datos personales de proveedores.
4.11. Tratamiento de datos personales de ex-alumnos.
5. Categorías especiales de datos
5.1. Datos sensibles.
5.2. Tratamiento de datos sensibles.
6. Autorizaciones
6.1. Autorización especial de datos personales sensibles.
7. Derechos que asisten a los titulares de datos
8.  Medidas de seguridad de la información
9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos
10. Términos de permanencia de la información y fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento

1. Responsable del Tratamiento

Para los efectos de esta política se tendrán como datos de identificación del Responsable del Tratamiento los siguientes: 

• Razón social: CORPORACIÓN GIMNASIO LA MONTAÑA
• Domicilio: Carrera 51 # 214-55, Bogotá 111166, Colombia
• Correo electrónico: tratamientodatos@glm.edu.co
• Teléfono: (+57) (601) 676 1861

Para efectos de la aplicación de la presente política el Colegio ha designado un Oficial de Protección de Datos Personales como responsable de implementar, actualizar y hacer seguimiento al cumplimiento de esta política por parte de los miembros de la comunidad, así como de atender en debida forma el ejercicio del derecho de Hábeas Data por parte de cualquier titular que pretenda ejercerlo:

• Cargo: Oficial de Tratamiento de Datos

• Correo electrónico: tratamientodatos@glm.edu.co

• Teléfono: (601) 6761861

2. Definiciones

• Autorización para el tratamiento de datos personales es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad es la comunicación verbal o escrita que realiza el responsable y dirige al titular para el tratamiento de sus datos personales. Mediante esta comunicación, se informa al titular sobre la existencia de las Políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, así como las finalidades del tratamiento y la forma en que puede acceder a dichas políticas.
• Colegio: Corporación Gimnasio La Montaña
• Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales, que son objeto de un tratamiento.
• Dato Personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato Público es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Algunos datos que son considerados como públicos son los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Estos datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación hacia el titular. Dentro de este tipo de datos se encuentran los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político. También los que garantizan los derechos de partidos políticos de oposición, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Los datos de niños, niñas y adolescentes son considerados como datos sensibles, teniendo en consideración su especial posición de vulnerabilidad y su necesidad de una protección superior y prevalente.
• Encargado del tratamiento es una persona, que puede ser natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o asociada con otros realice el tratamiento de datos personales, por cuenta del responsable del tratamiento
• Responsable del Tratamiento de los datos personales es aquella persona natural o jurídica que toma decisiones sobre las bases de datos que recolecta, así como sobre el tratamiento que se les dé a los mismos. 
• Tratamiento hace referencia a las operaciones sobre los datos personales, como son la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los mismos.
• El titular es la persona natural cuyos datos personales serán objeto de tratamiento.
• Transferencia: Esta tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Ámbito de aplicación

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sean aplicables las normas sobre protección de Datos Personales al Responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. 

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier Base de Datos que se encuentren en custodia del colegio, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

4. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidades del mismo

El Colegio es responsable de los datos que obtiene de los padres y madres de familia, aspirantes, estudiantes, ex alumnos, trabajadores, proveedores y visitantes de las instalaciones. Por lo tanto, hemos adoptado medidas para tener un correcto tratamiento, conservación y manejo de estos datos y así realizar esfuerzos por el bienestar e interés de todas las personas que nos han brindado su información, siguiendo los parámetros señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.

En el marco de estas medidas, deseamos dar a conocer a la comunidad el tipo de datos personales que obtenemos y las finalidades que enmarcan el tratamiento de esta información:

4.1. Tratamiento de datos personales de padres de familia y acudientes de aspirantes y estudiantes

Los Datos Personales serán utilizados para:

• El envío de información relativa al desempeño académico, formativo y actitudinal de los estudiantes que los padres o acudientes tienen a su cargo, por parte de los funcionarios del colegio. 
• El envío de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, –vía mensajes de texto (SMS y/o MMS)–para coordinar actividades y reuniones del colegio que requieran la participación, presencia y colaboración de los padres.
• El envío de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, –vía mensajes de texto (SMS y/o MMS)–para dar a conocer actividades curriculares y extracurriculares en las que estén involucrados los estudiantes del colegio.
• El envío de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, –vía mensajes de texto (SMS y/o MMS)– de información sobre convenios con entidades externas y servicios ofrecidos por otras instituciones. 
• Trasmitir o Transferir Datos Personales a otras entidades que prestan servicios educativos al colegio mediante contratos o convenios celebrados en cumplimiento del objeto social del mismo y en favor de la comunidad educativa. 
• Trasmitir o Transferir Datos Personales a distintas entidades que ofrezcan servicios o productos educativos que son de interés para los padres de familia con el fin de ser contactado por estas entidades. 
• Trasmitir o Transferir Datos Personales para la consulta y reporte a centrales de información crediticia y financiera.

4.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Estos Datos Personales serán utilizados por el colegio para finalidades relacionadas con su interés superior, las cuales son: 

• Prestar el servicio de educación y formación personal del niño.
• Dar acceso a servicios de tecnología establecidos por el colegio que enriquezcan su experiencia académica.
• Participar en eventos deportivos que permitan su acceso a actividades físicas que ayuden a su salud y bienestar.
• Gestionar salidas pedagógicas que sumen experiencias útiles para la comprensión de temas académicos. 
• Realizar actividades extracurriculares.
• Transmitir o Transferir Datos Personales a entidades que prestan servicios educativos al colegio mediante contratos o convenios celebrados en cumplimiento del objeto social del mismo y en favor de la comunidad educativa, cuando dicho Tratamiento tenga como finalidad el interés superior de los jóvenes niños o adolescentes.
• Informar al proveedor de la plataforma tecnológica y soporte – PAYGO S.A.S.,  los datos de los padres de familia que estén interesados en utilizar las billeteras electrónicas para colegios mediante la app PAYGO, para que por medio de las tarjetas inteligentes de aproximación y/o código de barras, se pueda prestar el servicio de compra de productos en la cafetería del GLM, sin el uso de efectivo y facilitando a los padres del menor mediante la app su monitoreo y control de lo que compran.

4.3. Tratamiento de datos personales relativos a la salud de niños, niñas y adolescentes (enfermería y alergias alimentarias)

Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

• Atención de enfermedades y suministro de medicamentos necesarios para el tratamiento de las mismas.
• Toma de precauciones frente a la alimentación que le es proveída al niño y que corresponda con su cuadro clínico.
• Determinar el centro hospitalario a donde debe ser llevado el niño en caso de requerir este servicio.
• Adoptar medidas necesarias para la protección de la salud del menor en salidas organizadas y lideradas por el colegio.

Todas estas autorizaciones se relacionan con el fin de proteger el interés superior del menor al tratar de garantizar el adecuado cuidado de su salud y bienestar. Así mismo, buscan garantizar y materializar el derecho fundamental a la salud del niño, la niña o el adolescente.

4.4. Tratamiento de datos personales relativos a la salud (psicología)

Los datos relativos al bienestar psicológico de niños y niñas, que pueden ser recolectados por el centro de Consejería para el Aprendizaje (KOA), se constituyen como datos de la salud y por ende de naturaleza sensible. Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

• Realizar evaluaciones de diagnóstico y valoración de aprendizaje del niño.
• Establecer mecanismos de seguimiento académico al niño. 
• Realizar observaciones en el aula que permitan establecer la necesidad de apoyo o evaluaciones adicionales y estrategias para el manejo dentro del aula y favorezcan el desempeño académico y psicosocial del niño. 
• Aplicación de sociogramas que permitan obtener información del funcionamiento social del grupo y hagan posible desarrollar estrategias individuales o grupales de intervención. 
• Implementar programas y actividades para la detección de situaciones vulnerables que afecten el desempeño social del niño. 

Las finalidades aquí mencionadas se relacionan con el interés superior del menor ya que buscan su bienestar psicológico y emprender medidas que le permitan tratar problemáticas que afecten su desempeño académico y su desarrollo psicosocial.

4.5. Tratamiento de datos biométricos de niños y niñas (imágenes, fotografías y videos)

Los datos obtenidos en fotografías, imágenes y videos se consideran como datos personales biométricos de naturaleza sensible. Los mismos solo serán utilizados para las siguientes finalidades: 

• Tener registro histórico de actividades que se realicen dentro de la institución educativa o que sean organizados por esta.
• Adelantar un seguimiento a las actividades y metodología utilizada por docentes previamente seleccionados por parte de las directivas, con el fin de efectuar retroalimentaciones periódicas que permitan a la institución evaluar la forma en la que el profesor imparte sus clases, esto generalmente se hace a través de videos en los que pueden figurar los menores de edad que atienden la clase.   
• Dar a conocer a padres de familia el desarrollo de actividades escolares en las que no puedan acompañar a sus hijos y compartir experiencias y vivencias con otros miembros de la comunidad. 
• Elaboración del anuario escolar. 
• Apoyo fotográfico en las diferentes publicaciones y actividades desarrolladas por el Club de Medios, el periódico escolar y otros medios estudiantiles.
• Apoyo fotográfico en las publicaciones realizadas en las redes sociales institucionales oficiales del colegio. 

Estos datos buscan garantizar el acceso a recursos educativos y registrar momentos de gran importancia para los niños durante su vida escolar, con fines directamente relacionados con su interés superior. 

Adicionalmente, dentro del contrato de matrícula y en la recepción del colegio se ha dado a conocer el uso de un circuito cerrado de televisión como mecanismo de seguridad establecido dentro de las instalaciones. 

4.6. Tratamiento de datos biométricos de funcionarios del colegio

Así mismo, El Colegio recolecta datos biométricos de mayores de edad pertenecientes a la comunidad educativa como docentes y funcionarios. En concreto, esta recolección tiene las siguientes finalidades:

• Tener registro histórico de actividades que se realicen dentro de la institución educativa o que sean organizados por esta.
• Adelantar un seguimiento a las actividades y metodología utilizada por docentes previamente seleccionados por parte de las directivas, con el fin de efectuar retroalimentaciones periódicas que permitan a la institución evaluar la forma en la que el profesor imparte sus clases.   
• Elaboración del anuario escolar. 
• Apoyo fotográfico en las diferentes publicaciones y actividades desarrolladas por el Club de Medios, el periódico escolar y otros medios estudiantiles.
• Apoyo fotográfico en las publicaciones adelantadas en las redes sociales institucionales oficiales del colegio. 
• Registro y archivo del expediente laboral.  
• Control de ingreso y salida mediante huella digital a ciertas instalaciones del colegio. 
• Informar al proveedor de la plataforma tecnológica y soporte – PAYGO S.A.S.,  los datos de los funcionarios del colegio que estén interesados en utilizar las billeteras electrónicas para colegios mediante la app PAYGO, para que por medio de las tarjetas inteligentes de aproximación, código de barras, huella digital, entre otros se pueda prestar el servicio de compra de productos en la cafetería del GLM, sin el uso de efectivo y facilitando a los funcionarios mediante la app el control de lo que compran.

4.7. Tratamiento de datos biométricos de personas externas a la comunidad educativa

El colegio recoge datos biométricos pertenecientes a terceros que ingresan a las instalaciones del colegio y que generalmente no hacen parte de la comunidad educativa con la finalidad de llevar un control de ingreso y salida que permita salvaguardar la seguridad de las personas y bienes ubicados en las instalaciones de la institución.

4.8. Tratamiento de notas de niños, niñas y adolescentes

El desempeño académico de los niños, las niñas y los adolescentes también es considerado como un dato personal de esta población. Es indispensable que las notas de los estudiantes sean objeto de tratamiento, porque de otra manera no podría haber un adecuado ejercicio del derecho a la educación y se estaría desconociendo el interés superior del niño, la niña o el adolescente. Entonces, debe haber un cuidado especial por parte de todo aquel que tenga conocimiento de esta información y nunca debe ser conocida por persona diferente a quienes son esenciales para que se cumpla con los fines de la educación.

4.9. Tratamiento de datos personales de empleados y prestadores de servicios

Los empleados del colegio proveen datos personales por diferentes medios, entre los que se encuentran los contratos, las hojas de vida, entrevistas, y otros documentos. Mediante el diligenciamiento de una autorización, los empleados y todas las personas naturales que prestan sus servicios en el colegio dan su consentimiento para que se realice el tratamiento de sus datos personales. Las finalidades para las cuales se hace este Tratamiento son: 

• El cumplimiento y ejecución del contrato laboral.
• Realizar consultas periódicas en bases de datos gubernamentales y recolectar y almacenar los resultados.
• Comunicar la realización de eventos y actividades propias del colegio. 
• Dar acceso a herramientas tecnológicas para el desarrollo de sus responsabilidades. 
• Contactar en caso de ser requerido por miembros de la comunidad.
• Generar y enviar correspondencia.

Es importante resaltar que las personas que se postulan a diferentes trabajos en el colegio deben proveer algunos datos personales, aunque no lleguen a ser seleccionados. Esto lo hacen al presentar su hoja de vida, por ejemplo. Por esa razón, también deben firmar una Autorización especial. Las finalidades para las cuales estos datos personales son recolectados son:

• Llevar a cabo el procedimiento de selección de manera adecuada. 
• Realizar consultas en bases de datos gubernamentales y recolectar y almacenar los resultados.
• Recolectar información sobre el candidato mediante el contacto con sus referencias laborales y personales y el estudio de sus publicaciones en Internet y otros medios (periódicos, revistas, boletines, televisión, redes sociales).
• Contactar al candidato para brindarle información sobre el proceso. 
• Contactar al candidato para darle a conocer los resultados e identificarlo plenamente como postulante para el puesto de trabajo al cual se presentó.
• Realizar visitas domiciliarias para corroborar información suministrada por el titular de la información.

4.10. Tratamiento de datos personales de proveedores

El tratamiento de datos personales de proveedores solo es procedente cuando se trata de personas naturales que presten servicios especiales al colegio y que suministren datos personales esenciales para el desarrollo del mismo. Es necesario obtener datos personales de estos proveedores para que se puedan desarrollar adecuadamente los contratos que firman con el colegio. En este sentido, el colegio recoge dichos datos por medio de diferentes documentos, como el contrato. Las finalidades para las cuales se piden estos datos son: 

• Contactar a los proveedores para la realización de cotizaciones y llevar a cabo órdenes de compra. 
• Contabilidad para efectos de pagos y verificar las referencias.
• Seguimiento a la realización de los servicios contratados por el colegio. 
• Generación y envío de correspondencia.

Estas finalidades son conocidas por los proveedores al firmar la AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES PERSONAS NATURALES.

4.11. Tratamiento de datos personales de ex-alumnos

El tratamiento de datos personales de ex-alumnos serán utilizados por el colegio para la siguientes finalidades: 

• Crear una base de datos de Exalumnos del GLM
• Informar fechas de eventos organizados por PALUA y por el colegio.
• Recibir contenido generado por la comunidad de directivos y docentes como información de admisiones y envió de boletines
• Ser parte del networking, 
• Recibir publicaciones, información de cursos de formación
• Compartir las hojas de vida con terceros que pertenezcan a la Red de Exalumnos PALUA, cuando sean requeridas para ser parte de procesos de selección.
• Tener registro de imágenes, fotografías y videos de actividades que se realicen dentro de la institución educativa o que sean organizados por PALUA.
• Apoyo fotográfico y de videos en las diferentes publicaciones y actividades desarrolladas por PALUA, el periódico escolar y otros medios estudiantiles.

5. Categorías especiales de datos 

5.1. Datos sensibles 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

5.2. Tratamiento de datos sensibles 

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

6. Autorizaciones

El Tratamiento de Datos Personales realizado, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. El Colegio, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que El Colegio recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización. 

En el caso de datos de niños, niñas y adolescentes, su tratamiento se enmarca dentro de las excepciones que contiene la Ley a la prohibición de tratamiento de este tipo de datos. Esta situación también es informada a los padres y acudientes y se les indica que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se hará únicamente para finalidades relacionadas con su interés superior, para hacer efectivo su derecho a la educación y todos los demás que estén directamente relacionados con él.

6.1. Autorización especial de datos personales sensibles

El Colegio informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, El Colegio, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los productos. 

7. Derechos que asisten a los titulares de datos

Los derechos que la Ley otorga al titular de datos personales y que el colegio se ha comprometido a respetar, para lo cual ha diseñado mecanismos que permitan el pleno ejercicio de los mismos, son:

1. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
3. Ser informado por los responsables o encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a los datos personales del titular.
4. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
5. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.  Medidas de seguridad de la información

El Colegio ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

9. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos

Todas las solicitudes que surjan en cuanto al tratamiento de los datos y frente al ejercicio de los derechos mencionados serán atendidos a través de las siguientes líneas de información:

Correspondencia: Carrera 51 # 214-55, Bogotá 111166, Colombia

Correo electrónico: tratamientodatos@glm.edu.co

Los propietarios de datos pueden enviar solicitudes de dos tipos:

1. Consulta: si quiere conocer el tratamiento de algún dato o la existencia y forma como están consignados sus datos. En este caso, una vez el colegio recibe la solicitud se tienen diez (10) días hábiles para dar respuesta al mismo, plazo que puede ser prorrogado por cinco (5) días hábiles, lo cual se dará a conocer al solicitante.
2. Reclamo: si considera que hay un uso indebido de los datos o ha existido un indebido tratamiento. La respuesta del colegio debe darse en quince (15) días hábiles y puede prorrogarse por ocho (8) días hábiles más.

En sus comunicaciones, deberán enviar copia de su documento de identidad, poder para representar en caso de que medie mandato, los documentos que son importantes para evaluar el caso y la dirección a la cual desea que se responda la solicitud. En caso de que la solicitud no contenga uno de estos requisitos, se le avisará de esta situación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de sus documentos. Si se está frente a un reclamo y se comunica la ausencia de documentos para analizar la situación y los mismos no se hacen llegar en dos (2) meses, entenderemos que han desistido de esta solicitud.

10. Términos de permanencia de la información y fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento

Los Datos Personales se conservarán durante el período necesario para dar cumplimiento a los fines para los que fueron recopilados. Transcurrido ese tiempo, serán eliminados. Dicho período puede variar dependiendo de los fines para los que fue recopilada la información. 

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, será dado a conocer a través de un anuncio en la página web www.glm.edu.co.

Versión	Fecha Publicación	Temas incorporados
1.0	01/10/2014	Primera Publicación
1.1	16/05/2017	Verificación, sin cambios sustanciales
1.2	/2023	Verificación anual  y adición de la base de datos de exalumnos y sus  finalidades